Хороший секретарь – «птица» редкая. Ведь это специалист, который должен сочетать в себе определенное личностное наполнение с достаточно простым, казалось бы, функционалом. Добавим сюда такие требования, как соответствие корпоративным стандартам компании, личные предпочтения руководителя и специфические навыки. Итак, как найти и распознать кандидата, отвечающего всем нашим требованиям?Вот несколько простых рекомендаций для успешного поиска секретаря.
1. Используйте стандартные ресурсы для поиска и привлечения кандидатов. Этого будет вполне достаточно для обеспечения потока соискателей. Пытаясь охватить много источников и площадок для размещения вашей вакансии, помните о том, что вы можете слишком сильно увеличить поток резюме, и их обработка может занимать слишком много времени.
2. Проводите более тщательный отбор на стадии просмотра резюме. Отдавайте предпочтение кандидатам, чьи резюме составлены без ошибок и тем, кто редко менял места работы. Обращайте внимание на перерывы между местами работы, на фотографии, прикрепленные к резюме.
3. Проводите отсев при телефонном собеседовании. Для экономии своего и чужого времени, проясняйте все основные моменты, связанные с вашими требованиями по телефону и озвучивайте предлагаемые условия. Обращайте внимание на то, как соискатель формулирует свои мысли, на дефекты и скорость речи, четкость дикции. Качества, которыми должен обладать секретарь и, которые мы можем определить при телефонном разговоре: корректность, доброжелательность, умение слушать и понимать, что хочет сказать собеседник.
4. При личной встрече используйте технику ситуационного интервью, это поможет лучше понять поведенческие модели соискателя и их соответствие вашим ожиданиям и моделям, принятым в вашей компании.
5. При необходимости, для оценки определенных качеств и навыков кандидата используйте простые тесты, например, на скорость печати, на знание иностранного языка и т.п. В случае, если вашему секретарю предстоит много работать с документами и таблицами, то можно провести тестирование для оценки внимания и памяти.
6. Если вы ищете секретаря, который будет встречать клиентов и партнеров вашей компании в офисе, то важны любые детали. При личной встрече обращайте внимание на аккуратность в одежде и прическе, на понимание дресс-кода, на соответствие внешности кандидата корпоративным ожиданиям.
В целом, поиск секретаря – процесс посильный специалисту по подбору персонала любого уровня. Однако, он может занимать слишком много времени. Если последнее у вас в дефиците, то можно обратиться за помощью в кадровое агентство.
